Cómo Delegar Eficazmente y Por Qué Es Importante
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A medida que subimos en la escalera corporativa, una cosa común que veo con mis clientes – y ciertamente una de mis luchas – es lo difícil que es delegar por completo. Esto incluye la tarea (o el qué), la metodología (o el cómo), así como el nivel apropiado de responsabilidad.
Delegar es confiar una tarea o responsabilidad a otra persona. Me gustaría enfatizar que a medida que crecemos en nuestras carreras, queremos delegar la tarea y la responsabilidad en la medida adecuada. De lo contrario, corremos el riesgo de convertirnos en micro managers, lo que nos llevaría mucho más tiempo y energía, haciendo que delegar sea irrelevante.
Las razones comunes que escucho de mis clientes – y que yo experimenté también – son el temor de que su equipo no esté listo para asumir más, ya sea por falta de tiempo, habilidades o ambos. Otra causa conocida es la incapacidad de reemplazar el tiempo que tomó la tarea delegada con otra actividad. Y, por último, pero no menos importante, está el miedo a dejar de ser el/la experto/a o el principal punto de contacto.
A medida que subimos en la escala de la organización, nuestro papel y nuestro valor también cambian. Por ejemplo, cuando comenzamos en el nivel junior, nuestro valor puede haber sido crear un reporte ordenado con información y frecuencia específicas. Lo que trajimos a la mesa fue nuestra atención al detalle (para garantizar que los datos fueran precisos y el formato impecable), nuestras habilidades para automatizar o mejorar el proceso de generación de informes (para producirlo y entregarlo en menos tiempo) y, a su debido momento, proveer algunas observaciones sobre las tendencias.
Cuando nos convertimos en gerentes de personas por primera vez, nuestro valor fue asegurarnos de que nuestro equipo cumplía (y en ocasiones superaba) las expectativas y objetivos. Nuestro valor estaba en brindar retroalimentación efectiva, establecer metas y expectativas claras y aumentar la motivación. Para poder proporcionar bien este nuevo valor, ya no podíamos mantener la producción de informes como parte de nuestras actividades diarias. Delegamos ese proceso a la persona apropiada en nuestro equipo, para que poder tener el tiempo y la energía mental y emocional para demostrar nuestro nuevo valor.
¿Por qué es importante delegar?
Delegar es importante porque nos permite aumentar el rendimiento de nuestro tiempo, aportar el valor apropiado (aquéllo por lo que se nos paga) y establecer una visión y estrategia más amplias. Queremos utilizar nuestro tiempo y energía en actividades que sólo nosotros/as podemos hacer – recuerda que esto evolucionará con el tiempo.
Si no delegamos o no delegamos bien, nuestro desempeño se verá afectado porque no podremos sostener la carga de trabajo a largo plazo. Además, no nos beneficiaríamos de tener un equipo con experiencia y antecedentes diversos que pudieran aportar diferentes formas de ejecutar proyectos, ya que estaríamos haciendo las tareas todo el tiempo.
Otro beneficio es que la persona que recibe la tarea o proyecto crecerá y aprenderá nuevas habilidades. Nuestra capacidad general para lograr objetivos mayores y audaces se verá afectada positivamente por la medida en que nuestro equipo crezca en experiencia, competencia y capacidades.
“Si quieres hacer bien algunas cosas pequeñas, hazlas tú mismo/a. Si quieres hacer grandes cosas y tener un gran impacto, aprende a delegar.” – John C. Maxwell
¿Cómo delegar eficazmente?
1) Delega una tarea, proyecto o proceso completo en lugar de componentes individuales. Mientras delegas, puedes dividirlo en varias partes para delegar en fases. Al final, la persona debe ser responsable por la totalidad de la tarea, proyecto o proceso.
2) Delega en una persona específica (no en un equipo), en el nivel apropiado (puede que no te reporte directamente), y que tenga el conocimiento, las habilidades, la información y la motivación adecuadas para asumir mayores responsabilidades.
3) Asigna tiempo para ayudar a la persona que recibe la tarea o proyecto, proporciona capacitación y orientación, y ten disponibilidad para responder preguntas.
4) Define y comunica claramente los resultados esperados, cómo vas a medir la finalización exitosa y desglosa los conceptos en acciones específicas. Identifica metas, controles y límites pertinentes a la tarea, proyecto o proceso que se delega.
5) Proporciona contexto explicando por qué esta tarea, proceso o proyecto es importante, cómo es parte de la función general y los objetivos de la organización, cómo puede ayudar a la persona a crecer y desarrollarse, así como los obstáculos potenciales que podrían surgir.
6) Si lo que se delega requiere la colaboración de otras personas dentro o fuera del equipo, comunícalo también para que sepan que esperas que participen.
7) Concéntrate en el ‘qué’ (la tarea, proyecto o proceso específico) y no en el ‘cómo’ (métodos que la persona utilizará para lograr los resultados). Queremos motivar a las personas a que presenten sus propias ideas sobre cómo ejecutar el nuevo trabajo que recibieron.
“No le digas a la gente cómo hacer las cosas, diles qué hacer y déjales que te sorprendan con sus resultados.” – George S. Patton
Terminé de delegar, ¿y ahora qué?
Ten en cuenta que la tarea, el proceso o el proyecto que delegaste a un miembro de tu equipo es nuevo para ellos/as. Es posible que se encuentren con obstáculos o encrucijadas que no sabrían cómo sortear. Recuerda que queremos que nuestro equipo en general crezca en habilidades, conocimientos y capacidades, por lo que queremos que cumplan (y eventualmente superen) las expectativas.
Que comience el seguimiento. Este es el proceso de preguntarle a nuestro miembro del equipo cómo va la tarea, proyecto o proceso. Queremos ser específicos/as y evaluar su nivel de conocimiento, cómo están ejecutando y qué áreas de mejora ya han identificado y posiblemente abordado. Queremos utilizar preguntas como ‘¿qué va mejor de lo esperado?’, ‘¿cuál es el mayor riesgo de completar el proyecto a tiempo?’ o ‘¿qué sorpresas has encontrado hasta ahora?’ Queremos comprender, asesorar y orientar proactivamente a la persona de nuestro equipo sobre problemas potenciales sin culparles.
“El/la mejor ejecutivo/a es el/la que tiene el suficiente sentido común para elegir personas talentosas para que hagan lo que quiere que se haga, y el autocontrol para no entrometerse mientras lo hacen.” – Theodore Roosevelt
A medida que practiques delegar y dar seguimiento, tendrás tiempo para perfeccionar las habilidades y el conocimiento que necesitas para operar de la mejor manera en un nivel superior. Concéntrate en cómo puedes ayudar a otros/as a hacer su trabajo. Establece la visión, misión y estrategia para tu equipo o función. Trabaja en mejorar tus habilidades de inteligencia emocional como la empatía, el control de impulsos o escuchar.
Te invito a pensar y apuntar qué vas a delegar en los próximos seis meses y a quién. Luego, redacta el plan sobre cómo lo vas a hacer, incluyendo cómo vas a reasignar el tiempo usado para lo que vas a delegar, y comienza a implementarlo de inmediato.
Delegar es un proceso iterativo que sucederá a medida que cambie tu función, las prioridades de la organización o el alcance del trabajo. Como cualquier otra habilidad, cuanto más la practiques, más fácil y natural se volverá.
¿Qué vas a delegar primero y cómo vas a reasignar ese tiempo? Por favor déjanos saber en los comentarios. Puedes escribir en español, inglés, portugués o francés.
Soy coach de liderazgo y EQ. Posibilito que el talento logre metas audaces con altos estándares. Mi misión es ayudar a las mujeres en la transición de puestos de liderazgo de nivel medio a superior creando conciencia, aumentando la inteligencia emocional y revelando las herramientas y opciones disponibles para ellas, para que puedan realizar y desarrollar su máximo potencial.