Cómo Hacer Tiempo Para Tus Aspiraciones: Aprovecha Tu Día Al Máximo
Una de las frases que más escucho de mis clientes, colegas y amistades es “no tengo tiempo.” Desde “No tengo tiempo para hablar contigo en este momento” hasta “Tengo tantas cosas que hacer que no tengo tiempo para ducharme o cepillarme los dientes.” De hecho, escuché esto último de una colega. Independientemente del tema de higiene personal, esa declaración representa un problema profundo con la percepción del tiempo, la auto priorización y muy posiblemente la falta de límites.
Con frecuencia sentimos que tenemos que ser super humanos. Nuestros saboteadores nos convencen de que somos los/as únicos/as que podemos encargarnos de esta tarea, evento, persona o situación. Así que terminamos corriendo constantemente y, a menudo, no sabemos cómo parar. O no queremos parar. Si lo hacemos, es posible que tengamos que enfrentarnos a algo que no queremos o que no estamos preparados/as para procesar.
El tiempo, como la muerte, es un gran igualador. Todo el mundo tiene veinticuatro horas al día, independientemente del origen étnico, valor del patrimonio financiero o nacionalidad. La diferencia individual reside en cómo usamos esas horas todos los días. ¿Utilizamos nuestro horario más productivo para nuestras grandes rocas (prioridades) alineadas con nuestro propósito de vida? ¿O lo usamos para revisar el correo electrónico, CNN, Instagram o incluso LinkedIn?
Hace muchos años, aprendí sobre las cinco bolas del libro Suzanne’s Diary for Nicholas de James Patterson. Imagina que la vida es un juego en el que haces malabarismo con cinco bolas. Estas se llaman trabajo, familia, salud, amistades e integridad. Y las estás manteniendo a todas en el aire. Pero un día finalmente llegas a comprender que el trabajo es una pelota de goma. Si la dejas caer, rebotará. Las otras cuatro bolas están hechas de vidrio. Si se te cae una de estas, quedará irrevocablemente rayada, mellada y tal vez incluso destrozada.
Pienso en las cinco bolas a menudo, especialmente cuando empiezo a sentirme fuera de balance. Es un sólido punto de partida para priorizar.
“La mayoría dedicamos demasiado tiempo a lo que es urgente y no lo suficiente a lo que es importante.” Stephen R. Covey, autor y empresario estadounidense
Estos son mis principios para priorizar cómo uso mi tiempo
El cuidado personal no es negociable. Como el ejercicio no es lo que más me gusta, decidí hacerlo a primera hora de la mañana (durante mi horario más productivo). De esa manera, sin importar lo que traiga el resto del día, dedico el tiempo y el esfuerzo para mover mi cuerpo. Otra parte de mi cuidado personal es vigilar los alimentos que consumo. Como sé que no tendré mucha energía después de un día completo de trabajo, saco tiempo durante el fin de semana para preparar las comidas de la semana.
La familia y las amistades merecen toda mi atención. Cuando me reúno con ‘mi tribu’, ya sea por teléfono, video o en persona, traigo el regalo de mi presencia. Presto atención a la conversación en lugar de pensar “¡Dios mío, olvidé hacer X!” o, Dios no lo quiera, revisar mi teléfono. Para lograr esto la mayor parte del tiempo es importante seleccionar cuándo y con quién reunirse o hablar. Aprecio que para los sobre complacientes, esto puede sonar sacrílego. Lo importante aquí es saber que tenemos una opción. Mi decisión es calidad (presencia) sobre cantidad.
Cómete el sapo. En su libro Eat That Frog, Brian Tracy define al sapo como tu tarea más grande e importante, la que es más probable que postergues si no haces algo al respecto. A veces, el “sapo (o sapos)” puede resultar abrumador. A mí lo que me funciona es dar un primer paso, aunque sea pequeño. Después de completarlo, tomo otro, y luego otro. De esta forma rompo la inercia y, antes de darme cuenta, estoy fluyendo.
Como líder, las personas son lo primero. Ya sea que manejes personal oficialmente o no, construir y fomentar relaciones es un aspecto clave de nuestro trabajo. Son nuestra “familia y amistades de trabajo” y también merecen toda nuestra atención. Cuando realizamos múltiples tareas mientras interactuamos con otras personas, enviamos el mensaje de “Tengo cosas más importantes que hacer o pensar.” Aquí los límites son importantes. En palabras de Brene Brown claridad es amabilidad. Habrá momentos en los que tendrás que priorizar terminar una tarea específica sobre tener una conversación con un/a colega. Comunícalo de manera clara y amable y haz seguimiento (no desaparecer).
“El tiempo es gratis, pero no tiene precio. No puedes poseerlo, pero puedes usarlo. No puedes conservarlo, pero puedes gastarlo. Una vez que lo pierdes, nunca puedes recuperarlo.” Desconocido
¿Cuáles son algunos consejos prácticos para hacer tiempo?
Una vez que establezcas tus propios principios para priorizar cómo usar tu tiempo, la siguiente pregunta es ¿cómo hago tiempo? Por cierto, los principios pueden cambiar a lo largo de los años según tu situación y prioridades específicas.
Ten claridad del tipo de trabajo que te pagan por hacer
A medida que crecemos en nuestras carreras, se nos paga para hacer cosas menos tangibles como influir en los demás, sacar lo mejor de las personas para lograr metas audaces, crear una visión, etc. Es difícil mostrar un papel, un informe o una presentación con estos resultados.
Esta podría ser una transición desafiante. Pensaba que no tenía nada que mostrar por un día completo de trabajo. Tuve que redefinir cómo iba a resaltar mi valor en la organización. Ya no me pagaban por preparar un informe, descargar datos o crear un gráfico.
Eso significaba que tenía que eliminar esas tareas, que tanto me satisfacían en el pasado, de mi lista delegándolas a otros, y adentrarme en el territorio menos conocido de crear una estrategia, descubrir el potencial de las personas y asignarles los roles apropiados, influenciar a mis colegas en otras áreas, etc.
Elimina las notificaciones de tu teléfono y de tu correo electrónico del trabajo
Puedo escuchar el grito ahogado colectivo mientras lees este consejo. Respira hondo y sigue leyendo.
Cuando estamos en flujo y nos interrumpen, toma mucho tiempo volver a conectarnos con lo que estábamos haciendo. Por esta razón, eliminé todas las notificaciones del correo electrónico en el trabajo y en mi teléfono. Mantengo los recordatorios para juntas porque sé que, una vez que esté en flujo, lo necesitaré para detenerme y hacer la transición a la reunión.
Si hay algo urgente que requiera tu atención inmediata, la gente te lo hará saber. O puede decirles que te envíen un mensaje instantáneo, texto o una llamada. Lo hago con mis colegas y mi equipo todo el tiempo.
Cuando planeo mi día, miro mi correo electrónico del trabajo para ver si hay algo urgente para agregarlo a mi lista de prioridades para el día. Proceso mi correo más tarde después de haber usado mi horario más productivo para las grandes rocas.
Pruébalo durante una semana y nota qué sucede. Observa cómo te sientes, qué mensajes te dice tu gremlin.
No tienes que asistir a todas las reuniones a las que te invitan
Es posible que no seas un/a asistente obligatorio/a a todas las reuniones. Puedes ponerte al día a través de actas/notas de reuniones o enviar a alguien más del equipo para que te represente.
Cuando la invitación a la reunión no indica claramente el propósito y los temas de discusión, me comunico con el/a organizador/a para obtener más información. Eso me ayuda a decidir si le daré prioridad, delegaré o eliminaré.
Algunos consejos más
Cuando te reúnas con otras personas o cuando hagas un trabajo profundo, esconde tu móvil. Ponlo dentro de tu bolso, detrás de ti, en otra habitación, debajo de un cojín. Ojos que no ven, corazón que no siente.
Haz el super a domicilio o para recoger. Me di cuenta de que ir al supermercado, hacer la compra y volver a casa me tomaba aproximadamente 2 horas por semana. Una vez que comencé a aprovechar este servicio, reasigné al menos 75 minutos a una de mis prioridades.
Cambia dinero por tiempo. Por ejemplo, me toma aproximadamente dos horas limpiar mi apartamento. Decidí usar esas dos horas para algo más importante en mi lista de prioridades y pagarle a alguien más para que limpie mi casa.
Otras personas en el hogar también pueden colaborar. Muchas veces me encuentro recordando a mis amistades que sus hijos/as ya son adolescentes y que les pueden delegar ciertas tareas, como poner la ropa en la lavadora y prenderla, ordenar comida, lavar los platos, etc. Si quieres hacerlo interesante para ellos/as les puedes encargar la actualización del calendario familiar electrónico, la lista de opciones para actividades familiares, etc. Empecé a hacer la compra del super para mi familia antes de tener permiso de conducir. Mi mamá me dejaba en el supermercado con la lista y un comprobante de tarjeta de crédito firmado. Una hora más tarde me recogía a mí con la compra.
“Todo lo que tenemos que decidir es qué hacer con el tiempo que se nos da.” J.R.R. Tolkien, La Comunidad del Anillo
Una cosa más antes de irte
No importa quién seas (CEO, administrador, maestra, padre que se queda en casa, parte de la mayoría o minoría) o dónde te encuentres (ciudad, granja, pueblo, veinteañero, octogenario/a o en los cincuenta), tienes las misas veinticuatro horas todos los días que todo el mundo tiene. Si deseas más tiempo, podrías mudarte a Marte, donde el día dura veinticinco horas.
Podemos tomar acción sólida y con determinación sobre cómo usamos nuestras veinticuatro horas diarias. Elegimos si empleamos nuestro horario más productivo para nuestras grandes rocas en función de nuestras aspiraciones o para cosas intrascendentes en nuestra lista de tareas. Siempre, siempre, siempre es nuestra decisión.
Delegar es clave. No tenemos que hacer todo personalmente para ser una buena madre (o padre), persona o gerente. ¿Por qué privar a otros de la autorrealización y/o el sustento? ¿Por qué no permitir que otras personas crezcan aprendiendo nuevas habilidades y/o teniendo diferentes responsabilidades?
¿Cuánto te está costando todo este ajetreo? ¿Tiempo de calidad con tus amistades, familiares y pareja? ¿Tu salud al no tener la energía para hacer ejercicio, comer sano o hablar con tu terapeuta?
Déjalo ir, delégalo. Si ya no te pagan por crear un informe, delégalo. Si tu hijo/a tiene edad suficiente para hacer su cama, déjala/o (y por el amor de Dios, no la rehagas tú). Si las dos o tres horas que toma limpiar tu casa pueden reasignarse a algo alineado con tu aspiración, delégalo.
El tiempo es el bien más preciado que tenemos. Nuestra presencia el mejor regalo que podemos darnos a nosotros/as mismos/as y a nuestros seres queridos.
¿Cómo administras tu tiempo de manera más efectiva? Por favor, déjanos saber en los comentarios.
Como coach de liderazgo, posibilito que el talento logre metas audaces con altos estándares. Mi misión es empoderar a mujeres poco representadas en la industria financiera en la transición de puestos de liderazgo de nivel medio a superior ejercitando la mente para lograr el máximo rendimiento, paz mental y mejores relaciones.
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