Cómo Mejorar Tu Estilo De Comunicación Y Su Eficacia
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A principios de este año, me uní a Toastmasters, una organización educativa sin fines de lucro que enseña habilidades de liderazgo y oratoria a través de una red mundial de clubes. El discurso que hice esta semana fue sobre estilos de comunicación y cómo mi estilo preferente afecta mis relaciones profesionales y personales.
En la evaluación de Toastmasters hay cuatro estilos de comunicación: analítico, directo, iniciador y de apoyo. Además de confirmar mi propio estilo (directo), aprendí cómo adaptarme al estilo de otra persona para tener conversaciones más efectivas.
Incorporar elementos de los estilos no preferidos y adaptarnos a la preferencia de otra persona mejorará nuestras habilidades de empatía, profundizará nuestras relaciones y hará que nuestra comunicación sea mucho más efectiva.
“El mayor problema de la comunicación es la ilusión de que se ha efectuado.” George Bernard Shaw
¿Cuáles son las características de cada estilo de comunicación? ¿Cuándo es mejor usar cada uno? ¿Cómo interactuamos de manera más efectiva con cada enfoque?
Analítico
Este enfoque es preciso, exacto, analítico y lógico. Las personas con este estilo son sistemáticas y orientadas a las tareas. Por esta razón, pueden percibirse como perfeccionistas. Tienen alta organización, autosuficiencia, determinación y diplomacia. Necesitan tener seguridad en su posición y en las expectativas de los demás, por lo que a menudo no comparten su información personal, no expresan fácilmente sus emociones y no dan a conocer sus opiniones a menos que se les pida.
Este estilo es excelente cuando la interacción requiere hechos, datos o un proceso específico a seguir. Es de gran ayuda para obtener credibilidad.
He utilizado este estilo con éxito al tratar con procesos que necesitan seguir reglas, regulaciones o políticas particulares. Es altamente efectivo cuando interactuamos con auditores internos y externos para demostrar nuestra posición con evidencia.
También utilizo elementos de este estilo en mi escritura. Debido a que me tomo el tiempo para investigar y reflexionar antes de dar mi opinión, tiendo a tener alta credibilidad.
Cuando interactúes con alguien con este estilo de comunicación, presenta la información de manera organizada, con hechos y evidencia, y piensa y prepárate para todas las posibles preguntas que pueda tener. Debido a que necesitan tiempo para analizar y formarse una opinión, es posible que desees considerar enviar material de antemano para darles tiempo de prepararse adecuadamente.
“Intentemos pasar un tiempo maravilloso este fin de semana. Me refiero a no intentar analizar todo hasta la muerte por una vez, si es posible. Especialmente a mí.” – J.D. Salinger, Franny and Zooey
Directo
Este enfoque es decisivo, competitivo, independiente y seguro. Las personas con este estilo están enfocadas, orientadas a los resultados y son ambiciosas. Por esta razón, pueden ser percibidas como de voluntad fuerte o exigentes, al igual que impacientes cuando se aburren. Les gusta sentirse en control y pueden frustrarse si dependen de otras personas. En el trabajo, muestran más preocupación por los resultados que por las relaciones y no comparten fácilmente sus sentimientos.
Este estilo es ideal para la toma de decisiones, la resolución de problemas y la creación de planes de acción, especialmente cuando el tiempo para hacerlo es limitado.
El uso del estilo directo ha sido fundamental para moderar las sesiones de trabajo, comunicarse con los líderes senior que suelen tener poco tiempo (y poca paciencia) y articular los objetivos de la interacción.
En mis sesiones de coaching, utilizo este estilo para mantener la conversación centrada en los objetivos y la agenda de mi cliente. Con amistades y familiares, utilizo este enfoque al hacer planes de viaje o decidir adónde ir a cenar.
Cuando interactúes con alguien con este estilo, intenta ir al grano rápidamente y de manera concisa. Sé específic@ y evita explicarte demasiado o repetir.
Por ejemplo, si les invitas a una reunión, asegúrate de incluir una agenda clara con el objetivo. De esta manera, la persona no se distraerá pensando ‘¿Por qué estoy aquí? ¿Qué se necesita de mí? ¿Qué estamos tratando de resolver?’
“El uso del encanto como herramienta hizo que se le pusieran los pelos de punta. Ella respetaba un enfoque más directo. Un enfoque de ariete. Al menos se sabe en qué posición se está con el ariete; no existen tonterías a medias que podrían significar sí, no o tal vez.” – Lauren Willig, The Passion of the Purple Plumeria
Iniciador
Este enfoque es sociable, entusiasta, enérgico, espontáneo y divertido. Son sociables y pueden percibirse como segur@s de sí mism@s, innovadores, persuasiv@s, así como también alguien que habla más de lo que escucha. Les gusta sentir aceptación y les motivan las relaciones. Responden fuertemente a los elogios y la aprobación.
Este estilo es excelente cuando se forman nuevos equipos, para organizar eventos de networking y para proporcionar ánimos muy necesarios cuando el equipo se acerca a la fecha límite de un proyecto.
Cuando interactúes con alguien con este estilo, haz tiempo para socializar generalmente al comienzo de las reuniones. Crea un ambiente amigable y no amenazante para que tengan el espacio para expresar sus sentimientos y opiniones (así como sus historias).
“Querer a muchas personas de forma espontánea y sin esfuerzo es quizás la mayor de todas las fuentes de felicidad personal.” – Bertrand Russell
De Apoyo
Este enfoque es tranquilo, constante, accesible, sincero y gentil. A las personas con este estilo generalmente no les gusta el cambio, por lo que pueden parecer indecisas. En su mayoría, se les percibe como cuidados@s, pacientes y amables. Son excelentes oyentes, por lo que otras personas les ven como cooperativ@s, confiables y leales. Prefieren recibir elogios en privado, les gusta un entorno personal y relajado y dan alta prioridad a las relaciones cercanas.
Este estilo es ideal para las interacciones relacionadas con la gestión de personas, como la tutoría, las reuniones individuales con quienes nos reportan directamente y networking.
Utilizo este estilo con mi clientela, personal que me reporta directamente y aprendices porque entro en modo de escucha intuitiva. Estoy muy presente y mi objetivo es crear y mantener un espacio psicológicamente seguro para estas personas.
Al interactuar con alguien con este estilo, brinda mucha tranquilidad para ganarte su confianza. Si necesitas la aceptación de esta persona para un proyecto, considera la posibilidad de acercarte a él o ella de manera directa y privada antes de ponerles en evidencia en alguna reunión. De esta forma conocerás sus inquietudes, opiniones e ideas y les darás tiempo para tomar decisiones.
“Los buenos oyentes, como las gemas preciosas, deben ser atesorad@s.” – Unknown
Ningún estilo de comunicación es mejor que otro. Incluso cuando se mantiene un estilo preferencial, la clave es adaptar nuestro enfoque de comunicación a la situación y a la otra persona adaptando cualidades de los otros estilos.
¿Cuál es tu estilo de comunicación preferido? ¿Qué elementos de los otros estilos puedes empezar a incorporar de inmediato? Por favor déjanos saber en los comentarios. Puedes escribir en español, inglés, portugués o francés.
My mission is to help women transform their inner voice from critic to champion, so they can confidently realize and fulfill their potential achieving what they want most for themselves, their families, communities, organizations, and teams.