Cómo Mejorar Tus Habilidades de Comunicación Ejecutiva [+Ejemplos]
Hace un par de semanas, mi colega Sam envió la siguiente respuesta a nuestra jefa: “el correo electrónico adjunto tiene información adicional.” Casi me caigo de la silla cuando lo vi.
Sé que algunos/as de ustedes se preguntan qué tiene de malo la respuesta de Sam.
Al comunicarnos hacia arriba (nivel de nuestro gerente y superior), queremos ser concisos/as y directos/as. Curar y sintetizar información es una parte esencial de nuestro trabajo.
Cuanto más alto sea el nivel, más correos electrónicos recibirán las personas y menos tiempo tendrán para leerlos. Lo más probable es que estén mirando los mensajes en su móvil entre una reunión y otra. Nuestro trabajo es ponérselo fácil, especialmente si necesitamos que el destinatario realice una acción específica.
He aquí tres consejos que he aprendido y usado a lo largo de mi carrera. Es una constante evolución ya que las habilidades de comunicación cambian con el tipo de trabajo, el nivel en la organización y la audiencia.
1) Comienza con el ‘¿y qué?’
Cuando hablamos con nuestras amistades, familiares y colegas de manera casual, generalmente estamos contando una historia. Y sabemos que nunca revelamos la trama demasiado pronto. Este enfoque funciona perfectamente bien cuando estamos hablando o escribiendo para conectar o entretener.
Es todo lo contrario cuando se trata de comunicación ejecutiva ya que la mayoría de las veces hay un problema por resolver.
¿Por qué escribo este correo a esta persona? ¿Quiero informarle? ¿Estoy pidiendo una aprobación? Comienza por ahí.
Por lo general, uso el asunto para indicar el tema, lo que quiero y para cuándo. Por ejemplo
SOLICITUD DE APROBACIÓN – Fecha de vencimiento revisada para Proyecto Atlas – Favor responder antes del fin del día el viernes 10 de febrero
Y la primera línea después del saludo sería el cambio en la fecha de vencimiento.
Lu,
Estamos actualizando la fecha de vencimiento del Proyecto Atlas del 30 de junio al 30 de septiembre debido a que la codificación y las pruebas duraron más de lo esperado. Consideraciones:
– El presupuesto total aumentará ligeramente en un 1% respecto al inicial.
– Aún con el retraso de 90 días esperamos estar entre las primeras tres firmas en ofrecer este producto en el mercado.
El objetivo es dar la información necesaria para que la persona que toma decisiones tenga lo que necesita para aprobar o rechazar. Si requieren más información o tienen otras preguntas, te lo dirán.
2) Conoce a tu audiencia
¿Cómo sé qué necesita la persona para tomar una decisión? ¿Cuánta información es demasiada o muy poca?
Cuanto más conozcas a tu audiencia, mejores respuestas tendrás a estas preguntas.
Si le escribes a un ejecutivo por primera vez, puedes preguntar a tus colegas, a tu jefe/a, a otros miembros del equipo cuáles son las preferencias de esa persona. También puedes ver los correos que otros le han enviado y seguir un esquema similar.
Si le escribes a la jefa del negocio, primero le interesarán los números (gastos, ganancias, etc.), el impacto en los clientes o empleados, el tiempo de comercialización, etc.
Si estás dirigiendo tu correo electrónico al jefe de Cumplimiento, por otro lado, él estará preocupado por el impacto regulatorio, la privacidad, el trato justo a los clientes, etc.
Lo más probable es que tengas una mezcla de personas como parte de tu audiencia. Así que comienza con el “y qué” principal para cada una al inicio de tu mensaje.
3) Sé claro/a en lo que necesitas del (de los) destinatario(s)
La mayoría de los/as ejecutivos/as están motivados/as por la acción, preparados/as para resolver problemas y eliminar obstáculos.
Así que rápidamente decimos lo que necesitamos de ellos/as. ¿Les estoy avisando, pero las cosas están bajo control? ¿Estoy pidiendo que tome el teléfono y hable con su compañero en Tecnología para que asignen recursos?
Digo lo que necesito al principio de la línea de asunto. Por ejemplo
AVISO – Proceso Clave del Proyecto Atlas Hito Importante Retrasado
Tener claridad desde el principio te ayudará a manejar la ansiedad colectiva, especialmente cuando se discuten temas delicados o proyectos con mucha visibilidad.
Juntando todas las piezas
Imaginemos que uno de tus proveedores, Standard, cometió un error que afectó a varios de tus clientes quienes esperaban recibir su producto en dos días. Han pasado cuatro días y algunos clientes no han recibido sus pedidos.
Tú y tu equipo están trabajando incansablemente con otros grupos para resolver la situación. Tienes una idea del impacto financiero. Servicio al Cliente está recibiendo más quejas de lo habitual sobre este producto. El equipo de Distribución ya asignó recursos adicionales.
Le escribes a tu jefe para informarle de la situación.
Para: alexmyboss@company.com
De: gertrudis@company.com
Asunto: AVISO – Pedidos Retrasados del Producto Standard
Alex,
Esto es para informarte sobre una situación que descubrimos esta mañana. Ya estamos trabajando con varios equipos para solucionarla lo más rápido posible. Te mantendré informado y te haré saber si necesitas tomar medidas y cuándo.
Brevemente,
- Los pedidos realizados por el proveedor Standard no se completaron a tiempo
- Su sistema estuvo inactivo durante varias horas el miércoles – se está investigando la causa raíz
- Hasta esta mañana, 1000 clientes no han recibido el producto
- El equipo aún está revisando todos los pedidos y es posible que encuentren más clientes afectados
- 500 clientes recibieron su pedido después de los 2 días prometidos
- Para aliviar el impacto del cliente
- Enviaremos una comunicación pidiendo disculpas por la demora
- Reembolsaremos la tarifa de envío – impacto ~ $15K, se espera que Standard lo pague como parte del contrato
Por favor, déjame saber cualquier duda o si necesitas información adicional.
Saludos
Gertrudis
Una cosa más antes de irte
Las habilidades de comunicación son esenciales para nuestra carrera y un componente clave cuando se nos considera para una promoción, proyectos importantes, etc.
Cuanto más alto estamos en la organización, más importante es la comunicación ejecutiva efectiva.
La forma en que nos comunicamos evoluciona continuamente según la naturaleza del trabajo, la audiencia y nuestro nivel en la organización. Esto fue muy evidente para mí cuando pasé de una función de supervisión a una de primera línea.
Lo comparo con aprender un idioma extranjero. Incluso bromeo al respecto en las entrevistas. Le digo a la gente que hablo español, francés, cumplimiento, auditoría, portugués, gestión de productos, etc.
Aprendí que la forma en que transmito un mensaje a la jefa de la organización digital, por ejemplo, es bastante diferente a cómo digo el mismo mensaje al jefe de riesgo. Es como decir “Me gustó la exposición” en inglés, francés o español.
Mientras escribo correos electrónicos importantes, ejerzo la empatía. Me imagino corriendo de reunión en reunión, mirando mi bandeja de entrada en mi celular. ¿Cómo puedo facilitarle las cosas a esta persona?
Haz lo mejor que puedas. No importa si omites ciertas cosas accidentalmente. Lo harás, así que libérate de esa preocupación. La gran noticia es que recibirás preguntas o comentarios adicionales que te servirán para la próxima versión.
Pide ayuda. Si tienes demasiados detalles o no sabes cómo transmitir el mensaje con claridad, pídele a un/a colega que lea tu borrador y te dé su opinión. Yo hago esto todo el tiempo.
Si eres nuevo/a en el equipo y aún no sabes qué llevarle a tu jefe/a y cuándo, pregúntale. Con el tiempo, sabrás cuáles son sus prioridades y te alinearás en consecuencia.
La forma en que nos comunicamos evolucionará a medida que cambiemos de equipo, organización o función. Es un proceso iterativo. Con el tiempo y la práctica se vuelve más fácil.
¿Cuáles son tus consideraciones al comunicarte con líderes senior? Por favor, déjanos saber en los comentarios.
Como coach de liderazgo, posibilito que el talento logre metas audaces con altos estándares. Mi misión es empoderar a mujeres poco representadas en la industria financiera en la transición de puestos de liderazgo de nivel medio a superior ejercitando la mente para lograr el máximo rendimiento, paz mental y mejores relaciones.
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